Sagsakter kan bestå af §50-undersøgelser, psykiatriske udredninger, psykologiske undersøgelser, udtalelser fra tidligere skoler o. lign.
Procedure for visitation
De vigtigste dokumenter for os, er udredninger og handleplaner. Hvis disse ikke er medsendt, skal de efterspørges hos sagsbehandleren, da de danner baggrund for vores behandlingstilgang og udarbejdelse af mål.
Indskrivningsmøde
Afdelingslederen og evt. behandlingsfaglig chef + psykolog på afdelingen læser elevens sagsakter igennem, og det vurderes om Basen kan tilbyde de rette rammer for elevens udvikling og trivsel. Vurderes det som rette match ift rammer og ressourcer, aftales der et indskrivningsmøde. Bliver det derimod vurderet at eleven ikke vil kunne profitere at Basens rammer, vil det altid være den behandlingsansvarlige chefs beslutning. Ved afslag skriver afdelingens psykolog i samarbejde med afdelingslederen – og evt. behandlingsfaglig chef et begrundet afslag ud fra en faglig vurdering på 5-10 linjer, som sendes til sagsbehandleren.
På indskrivningssmødet udfyldes elevens stamkort, som er et to-siders skema, hvori oplysninger så som kontaktinformationer på forældre og sagsbehandler, EAN-numre på forvaltningerne, fototilladelser mv. anføres. Informationerne på stamkortet er afgørende for, at vi kan udfylde elevens indskrivningskontrakt.
Indskrivningskontrakt
Efter indskrivningsmødet sender afdelingslederen alle sagsakter og stamkort til administration, der udarbejder en kontrakt i samarbejde med økonomichef.
Elevens indskrivningskontrakt sendes til sagsbehandler via VIRK af administrationen, og en kvittering for at kontrakten er sendt ud af huset, sendes til afdelingslederen på den pågældende afdeling. Forsiden af kontrakten sendes til Basens økonomiafdeling, og er en forudsætning for at vi kan fakturere for eleven.
Husk at alle sagsakter er fortrolige dokumenter. Ved udprintning f.eks. til møder og andet, skal de makuleres efter brug.
Oprettelse af elever i TEA og Intra
Herefter oprettes eleven i TEA af Basens sekretær, som derefter importerer elevens data fra TEA til Intra.
Sekretæren gemmer elevens sagsakter på Intra Classic, under arkiv – dokumenter eller via databaser > elever > klassetrin > stamdata.
Dokumenter i elevens mappe bør gemmes og uploades i PDF. Det kan ske, at sagsakterne sendes i én lang fil. I så fald opdeler Basens sekretær disse i enkeltstående dokumenter (f.eks. PPV, $50 undersøgelse, psykiatriske udredninger, sidste statusrapport mv.) og gemmer dem enkeltvis som PDF-filer.
Herefter, når eleven er indskrevet på Basen og oprettet i TEA og på Intra, er det primærs ansvar at holde elevens stamdata opdateret, så telefonnumre og andre kontaktinformationer altid er korrekte. Det er f.eks. meget vigtigt at kontaktinformationer på nye sagsbehandlere holdes opdateret.
Hvis en elev flytter eller evt. bliver flyttet til en anden afdeling i kommunen, er det vigtigt at dette opdateres ift. fakturering.
Hvor gemmes elevens sagsakter
Alle sagsakter, visitationsskema/stamkort gemmes i elevens mappe på Intra. Grundet GDPR må dette ikke gemmes på administrationsdrevet. Når en elev stopper på Basen, slettes eleven fra Intra.
Indskrivningskontrakter gemmes på administrations- og S-drevet.
Når der lægges sagsakter ind, er det vigtigt at dokumentet navngives korrekt, samt at datoen anføres på status og lignende, eksempelvis vil en statusrapport for maj 2018 navngives således: “Maj 2018, Statusrapport, Elevens navn”. På den måde er det let at finde frem til sagsakterne, når de skal bruges.